5 + 2 wichtige Tipps für Ihre täglichen E-Mails • stierli digital solutions GmbH - Webseiten - Google-Optimierungen

Bei der täglichen E-Mail-Flut können ein paar Regeln helfen, die Kommunikation zu verbessern.

Tipp Nr. 1: Betreff

Kurz und prägnant schreiben, um was es geht. Nicht leer lassen! Und, falls sich das Thema während einer Konversation geändert hat, auch den Mut haben den Betreff beim Antwortmail neu zu formulieren.

Tipp Nr. 2: Absender

Prüfen Sie, was bei Ihnen als Absender in einer E-Mail steht. In der Regel sollte zumindest Ihr Name und Vorname drin stehen. Bei geschäftlichen E-Mails kann es hilfreich sein, wenn auch der Firmenname ersichtlich ist.

Tipp Nr. 3: Anhänge

Technisch sind immer grössere Anhänge möglich. Bis zu 50 MB an Dateien sind keine Seltenheit mehr. Allerdings sollten die grossen Anhänge nicht im E-Mail-Postfach drin bleiben. Dieses wird immer grösser und je nach System auch langsamer. Daher Anhänge in die Dateiablage verschieben und E-Mails löschen. Es ist auch möglich nur die Anhänge aus der Mail zu löschen, wenn der E-Mail-Inhalt erhalten bleiben soll.

Zusatztipp: Grosse Dateien versenden

Für den Versand von vielen Dateien bietet sich immer noch die Komprimierung zur ZIP-Datei an. Dies vereinfacht die Handhabung auf Empfängerseite. Zudem lassen sich grosse Dateien auch über Webseiten wie Wetransfer schnell versenden. Auch die meisten Cloud-Lösungen (OneDrive, Dropbox, iCloud, usw.) erlauben einen Transfer von Dateien oder die Bereitstellung eines Online-Ordners fürs Hochladen.

Tipp Nr. 4: Signatur

Verwenden Sie eine Signatur für Ihre E-Mails. Zumindest Ihre Telefonnummer sollte dort rein. Dies erleichtert die Kontaktaufnahme mit Ihnen. Oft klärt ein Gespräch das Problem schneller als weitere E-Mails. Aber auch Ihre Position und der Firmenname können in der Signatur aufgeführt werden. Auf Ihre eigene E-Mail-Adresse können Sie in der Regel verzichten, da diese als Absender der E-Mail bereits ersichtlich ist.

Zusatztipp: Werbe-Botschaften in der Signatur

Erfassen Sie zumindest einen Link zu Ihrer Website in der Signatur. Es kann sich auch lohnen auf ein neues Produkt aufmerksam zu machen oder Neuigkeiten zu verkünden. Bei der hohen Anzahl an E-Mails, die heute versendet werden, erreichen Sie damit viele Kontakte.

Tipp Nr. 5: BCC bei Massenversand verwenden

Eigentlich selbstverständlich, aber es wird leider auch heutzutage nicht immer eingehalten. Damit bei einem Versand an viele Empfänger nicht jeder die anderen Empfänger sieht, gehören die E-Mail-Adressen ins BCC-Feld des E-Mail-Programms.